Asistente ejecutiva
Ubicación: Los Ángeles, CA
Tipo de empleo: A tiempo completo, exento
Depende de: Consejero Delegado y Director de Operaciones/Finanzas
Fondo
Inclusive Action for the City es una institución financiera de desarrollo comunitario (CDFI) sin ánimo de lucro cuya misión es servir a comunidades con escasas inversiones y construir economías locales prósperas mejorando el acceso a capital transformador y promoviendo políticas a través de la investigación colaborativa y la defensa impulsada por la comunidad. Nuestra visión es la de comunidades diversas que tengan un acceso equitativo y sostenido a los recursos y que puedan decidir sobre su futuro.
Resumen del puesto
Inclusive Action busca un Asistente Ejecutivo para ayudar al Director Ejecutivo (CEO) a facilitar las operaciones de la organización y garantizar que estén conectadas y añadan valor a los miembros del equipo de la organización y a las comunidades a las que Inclusive Action presta servicio. Este puesto también contribuiría a aliviar la carga administrativa del equipo directivo.
El Asistente Ejecutivo es un apasionado de la prestación de apoyo administrativo de alto nivel para garantizar que el liderazgo pueda cumplir eficientemente las tareas clave y ejecutar las prioridades de la organización. Este miembro del equipo supervisará todas las prioridades y comunicaciones del Consejero Delegado, manteniéndolas organizadas y fácilmente accesibles. El Asistente Ejecutivo tendrá una gran capacidad para priorizar tareas y ayudar a abordar las cuestiones más importantes de manera oportuna.
El Asistente Ejecutivo también tendrá sólidas aptitudes de atención al cliente que ayuden al Director General a gestionar los contactos profesionales, las visitas a la oficina y el apoyo en el mantenimiento de relaciones auténticas con las partes interesadas a las que la organización da prioridad.
Principales responsabilidades
Apoyo administrativo y logística
Gestionar el calendario del Director General, programar reuniones y coordinar los viajes.
Ser el principal punto de contacto del Director General, ocupándose de la correspondencia, priorizando la información entrante y garantizando la puntualidad de las respuestas.
Apoyar al equipo directivo en la programación y las funciones administrativas cuando sea necesario.
Agiliza los flujos de trabajo utilizando Asana para la planificación de proyectos, la delegación de tareas y el seguimiento de asignaciones.
Mantener registros y archivos confidenciales, garantizando una documentación y organización adecuadas.
Preparar y editar correspondencia, informes y órdenes del día de reuniones.
Redactar y distribuir las actas de las reuniones, según sea necesario.
Organizar reuniones, actos y conferencias, asegurándose de que todo el material necesario esté preparado con al menos 24 horas de antelación.
Ayudar a procesar los informes de gastos y a conciliar los recibos.
Administración del Consejo
Coordinar las reuniones del Consejo de Administración, incluida la programación, la preparación de órdenes del día y la distribución de documentos de apoyo.
Garantizar que todos los materiales de la Junta se envíen al menos una semana antes de las reuniones.
Mantener los registros del consejo y la documentación de gobernanza.
Proporcionar una comunicación coherente entre la Junta y el personal, incluidas actualizaciones informales mensuales.
Apoyar a los comités del consejo de administración programando reuniones, preparando materiales y haciendo un seguimiento de los puntos de acción.
Organizar y ejecutar la logística del retiro anual del Consejo de Administración, garantizando una experiencia bien planificada y atractiva.
Gestión de partes interesadas y relaciones
Servir de enlace entre el Director General y los socios externos, garantizando una comunicación y un seguimiento claros.
Mantener relaciones con financiadores, responsables políticos y líderes comunitarios mediante la correspondencia y la coordinación de actos.
Seguimiento y actualización de las interacciones con las principales partes interesadas en Salesforce, garantizando registros precisos de las relaciones y comunicaciones.
Apoyar los esfuerzos de desarrollo coordinando las reuniones con los proveedores de fondos y garantizando una preparación adecuada de las reuniones.
Finanzas y captación de fondos
Ayudar en la administración financiera, incluida la presentación de recibos, la conciliación de gastos y la programación de reuniones para la firma de cheques.
Garantizar la presentación puntual de los documentos financieros y coordinarse con el Director Financiero para el seguimiento de los gastos.
Apoyar los esfuerzos de recaudación de fondos programando las visitas a los donantes y preparando los materiales necesarios para la captación de fondos.
Gestión del conocimiento
Mantener archivos organizados en Google Drive y Dropbox para garantizar un fácil acceso a los documentos clave.
Seguimiento e introducción de nuevos contactos en Salesforce, garantizando una gestión coherente de la base de datos.
Garantizar que las notas y los informes de las reuniones se almacenan sistemáticamente y son accesibles para los miembros pertinentes del equipo.
Proyectos especiales
Apoyar iniciativas clave de la organización, como proyectos inmobiliarios, coordinando reuniones y garantizando el cumplimiento de los requisitos necesarios.
Prestar apoyo administrativo a proyectos de alta prioridad asignados por el Director General.
Los candidatos ideales tendrán las siguientes cualificaciones:
Formación: Preferiblemente licenciatura.
Experiencia: Mínimo de 5 años de experiencia en apoyo administrativo o ejecutivo, preferiblemente en un entorno sin ánimo de lucro o impulsado por una misión.
Competencia tecnológica: Gran experiencia con Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) y Google Suite (Docs, Sheets, Slides, Calendar).
Capacidad de organización: Altamente organizado, orientado al detalle y capaz de realizar múltiples tareas en un entorno de ritmo rápido.
Capacidad de comunicación: Excelentes dotes de comunicación escrita y verbal, con capacidad para redactar correspondencia e informes profesionales.
Resolución de problemas e iniciativa: Gran capacidad de pensamiento crítico y de resolución de problemas, con capacidad para anticiparse a las necesidades y trabajar de forma independiente.
Gestión del tiempo: Capacidad para priorizar las tareas de forma eficaz y cumplir los plazos.
Confidencialidad e integridad: alto nivel de discreción y capacidad para tratar información sensible con profesionalidad.
Orientación al servicio al cliente: Experiencia en la prestación de servicios de alta calidad a ejecutivos, partes interesadas y miembros de la comunidad.
Conocimientos bilingües: Se prefiere el dominio del español, pero no es obligatorio.
Compensación
Inclusive Action for the City ofrece un salario competitivo y un paquete de beneficios. El salario para este puesto oscila entre 85.000 y 100.000 dólares, dependiendo de la experiencia, junto con prestaciones médicas (HMO o PPO), odontológicas y oftalmológicas pagadas al 100%, un plan de jubilación 401k con una aportación del 5%, vacaciones pagadas (que incluyen una semana entre Navidad y Año Nuevo), baja por enfermedad y hasta dos semanas de vacaciones pagadas al año, con la posibilidad de acumular más tras dos años de servicio en la organización.
Para solicitarlo
Envíe una carta de presentación, un currículum vítae, dos muestras de redacción y tres referencias a work@inclusiveaction.org. Inclusive Action le informará antes de que tenga previsto ponerse en contacto con las referencias. Por favor, escriba en el asunto de su correo electrónico "[SU NOMBRE] - "Asistente Ejecutivo". Si desea más información sobre nuestra organización, visite www.inclusiveaction.org.
Horario de trabajo híbrido
Actualmente, el equipo de Acción Inclusiva trabaja en persona en la oficina el 40% del tiempo y a distancia el 60%. La oficina física se encuentra en Boyle Heights y está disponible para las citas necesarias en persona, así como su espacio de trabajo. Se espera que todos los solicitantes vivan en el condado de Los Ángeles.
Igualdad de oportunidades
Inclusive Action for the City no discrimina por motivos de raza, color, religión, sexo (incluidos embarazo e identidad de género), nacionalidad, afiliación política, orientación sexual, estado civil, discapacidad, información genética, edad, pertenencia a una organización de empleados, represalias, situación parental, servicio militar u otro factor ajeno al mérito. Los solicitantes y los empleados están protegidos contra la discriminación por la legislación federal. Para más información, consulte EEO is the Law. Inclusive Action for the City contrata y promociona a personas basándose únicamente en sus cualificaciones para ocupar el puesto.